Privacy verklaring

I. Inleiding

Onderstaand treft u de privacy notice van Axon Advocaten aan. Om haar diensten te kunnen leveren, verwerkt Axon Advocaten persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. De verwerking van deze persoonsgegevens vindt plaats met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en met inachtneming van de Europese Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), alsmede toepasselijke nationale wet- en regelgeving.

In dit document beschrijft Axon Advocaten het privacy beleid dat op externe partijen van toepassing is. Deze privacy notice bestaat uit een algemeen deel en een specifiek deel waarin wordt uitgelegd van welke partijen Axon Advocaten persoonsgegevens verwerkt.

II. Algemeen deel

A. Verwerkingsverantwoordelijken

Als verwerkingsverantwoordelijken treden gezamenlijk op:

  • Praktijkvennootschap Carine van den Brink B.V. (KvK: 34297647),
  • Erik Vollebregt Legal Services B.V. (KvK: 58563512) of
  • de maatschap Axon Advocaten (KvK: 53846745).

Alle drie voornoemde verwerkingsverwoordelijken zijn gevestigd aan de Piet Heinkade 183 te Amsterdam (1019HC). Deze drie verwerkingsverantwoordelijken worden hierna gezamenlijk aangeduid als “Axon Advocaten”.

B. Delen van persoonsgegevens met derden

Axon Advocaten schakelt in de uitvoering van haar werkzaamheden zowel partijen in die in haar opdracht voor Axon Advocaten persoonsgegevens verwerken (“verwerkers”) als partijen die zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk zijn. Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken zijn onder meer collega-advocaten in het kader van een samenwerking of een specifieke adviesvraag, wederpartijen, onze accountant, gerechtelijke instanties, bestuursorganen en toezichthouders.

Axon Advocaten maakt gebruik van de diensten van de volgende vaste verwerkers:

  • Basenet
  • Mailchimp
  • Eventbrite

Daarnaast maakt Axon Advocaten incidenteel gebruik van de diensten van vertalers, koeriers en gerechtsdeurwaarders. Wij maken met al deze verwerkers afspraken over de verwerking van persoonsgegevens indien wij die aan hen verstrekken.

Verwerkingen buiten de EEA
Voor zover verwerkers zich buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) bevinden, draagt Axon Advocaten er zorg voor dat doorgiften van persoonsgegevens uitsluitend plaatsvinden onder strenge waarborgen. Zowel Mailchimp, Eventbrite als Code42 zijn gecertificeerd onder het EU-US Privacy Shield (adequaatheidsbesluit). Dit betekent dat de Europese Commissie heeft geoordeeld dat door deze US partijen uw privacy voldoende beschermd wordt.

C. Geautomatiseerde verwerkingen

Alle persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van de activiteiten van Axon Advocaten zijn opgenomen in een digitaal CRM-systeem dat gehost wordt door BaseNet Internet Services B.V. Deze persoonsgegevens worden geautomatiseerd verwerkt.

D. Beveiliging van de door Axon Advocaten vastgelegde persoonsgegevens

Axon Advocaten neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt voor de advocatuur passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Axon Advocaten is niet verantwoordelijk voor informatie die via onveilige netwerken aan Axon Advocaten en/of haar medewerkers wordt toegezonden.

E. Uitoefening van rechten van datasubjecten

Op grond van de AVG hebben betrokkenen een aantal rechten met betrekking tot op hen betrekking hebbende persoonsgegevens:

  • Het recht op inzage
  • Het recht van rectificatie
  • Het recht van verwijdering
  • Het recht op beperking van verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens
  • Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
  • Het recht om bezwaar te maken tegen bewerkingen

Indien een verwerking, zoals beschreven in deze privacy notice plaatsvindt op basis van toestemming, heeft de betrokkene het recht om door hem of haar gegeven toestemming voor verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens in te trekken. Dit heeft geen consequenties voor verwerkingen die voorafgaand aan het intrekken van die toestemming plaatsvonden. De persoonsgegevens die Axon Advocaten tot dat moment heeft verwerkt, zullen worden verwijderd, tenzij er nog een andere verwerkingsgrondslag van toepassing is op de verwerking die het bewaren van de persoonsgegevens rechtvaardigt.

Indien u zich niet kunt vinden in de wijze waarop Axon Advocaten uw persoonsgegevens verwerkt of indien u vragen heeft over het verwerken van uw persoonsgegevens of deze privacy notice verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met uw contactpersoon bij Axon Advocaten of met onze klachtenfunctionaris via complaints@axonlawyers.com. Indien u er met ons niet uit kunt komen, of indien u uw klacht liever niet met ons bespreekt, kunt u uiteraard contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.

F. Opt-out marketing

De betrokkene heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, waaronder wordt verstaan het ontvangen van nieuwsbrieven en/of uitnodigingen. Dit kan altijd via de link onderaan de nieuwsbrieven/uitnodigingen te gebruiken of door een mail te sturen aan info@axonadvocaten.nl.

III. Specifiek deel

Axon Advocaten verwerkt persoonsgegeven van verschillende externe personen, te weten:

  • cliënten en betrokkenen
  • externe experts;
  • potentiële cliënten die gebruik maken van question time;
  • deelnemers aan seminars die door Axon Advocaten worden georganiseerd;

Hierna zal per categorie betrokkenen uiteen worden gezet welke persoonsgegevens verwerkt worden, welke verwerkingsgrondslag daaraan ten grondslag ligt, voor welke verwerkingsgrondslagen dit gebeurt en welke bewaartermijnen worden gehanteerd. Het specifieke deel over verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten vindt u op onze vacaturepagina.

(oud) Cliënten en betrokkenen

Persoonsgegevens
Axon Advocaten verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar cliënten (dan wel hun vertegenwoordigers/contactpersonen) en andere partijen die betrokken zijn bij een zaak van cliënten:

  • achternaam;
  • voornamen;
  • geslacht, om de juiste aanschrijftitel te gebruiken;
  • adres (werk, tenzij het een privépersoon betreft);
  • telefoonnummers
  • functie;
  • e-mailadres;
  • bedrijf/werkgever;
  • domeinnaam;
  • door Axon Advocaten toegekend relatie- of contactnummer;
  • gegevens die door derden, waaronder wederpartijen aan haar zijn verstrekt, voor zover relevant voor de uitvoering van de dienstverlening;
  • rekeningnummers;

Indien het noodzakelijk is onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme of de Verordening op de Advocatuur, wordt een kopie paspoort van de cliënt of diens bestuurder/vertegenwoordiger door Axon Advocaten verwerkt. Axon Advocaten verzoekt cliënten om een kopie van hun paspoort zonder Burgerservicenummer toe te zenden en verwerkt het Burgerservicenummer dan ook niet.

Verwerkingsdoeleinden
Axon Advocaten verwerkt de voornoemde persoonsgegevens van haar cliënten en contactpersonen/bestuurders bij cliënten voor de volgende doeleinden:

  • het verlenen van juridische dienstverlening aan haar cliënten en facturering daarvan,
  • het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tussen Axon Advocaten en haar cliënten,
  • voldoen aan wettelijke en gedragsrechtelijke verplichtingen die op Axon Advocaten rusten;
  • voldoen aan de vereisten van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
  • het bemiddelen bij en afwikkelen van klachten;
  • voor zover nodig, het voeren van juridische procedures.
  • marketing- en communicatieactiviteiten.

Verwerkingsgrondslagen
Axon Advocaten verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend indien:

  • een gerechtvaardigd belang van Axon Advocaten bestaat, waaronder wordt verstaan het leveren van diensten door Axon Advocaten aan haar cliënten en het onder de aandacht brengen van de producten en diensten van Axon Advocaten aan betrokkene en het kunnen runnen van een advocatenkantoor (daaronder begrepen het voldoen aan verzekeringsverplichtingen en beroepsmatige verplichtingen);
  • de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die Axon Advocaten met de betrokkene heeft gesloten;
  • Axon Advocaten een wettelijke verplichting dient na te komen; of
  • de betrokkene wiens gegevens worden verwerkt toestemming heeft gegeven voor de verwerking;

Bewaartermijnen
Axon Advocaten zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of dan wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hiervoor hanteert Axon Advocaten per verwerkingsdoel de volgende bewaartermijnen:

  • Voor persoonsgegevens die verwerkt zijn inzake juridische advisering en/of het voeren van een juridische procedure geldt een bewaartermijn van 20 jaar na het sluiten van het dossier op grond van de voorwaarden die aan Axon Advocaten worden gesteld op grond van haar beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Een dossier wordt gesloten indien de behandelend advocaat van mening is dat de specifieke adviesvraag van de cliënt geëindigd is en er geen verdere werkzaamheden meer in het dossier te verwachten zijn. Het dossier geldt als gesloten vanaf het moment dat een sluitingsbrief aan cliënt wordt verzonden of vanaf het moment dat het moment dat de cliënt het dossier laat overdragen aan een andere advocaat.
  • Persoonsgegevens die worden verwerkt voor marketingdoeleinden (waaronder persoonsgegevens die verwerkt worden voor het verzenden van de nieuwsbrief en/of reclame) worden bewaard voor vijf jaar, tenzij de persoonsgegevens ook voor andere doeleinden worden verwerkt, waarvoor een langere periode noodzakelijk is.

Derden
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

  • De wederpartij en/of diens advocaat in het kader van een juridische procedure of onderhandelingen;
  • Door de cliënten van Axon aangewezen medewerkers, contactpersonen of vertegenwoordigers;
  • Externe experts die met toestemming van de cliënt wordt ingeschakeld in het kader van een specifieke adviesvraag en met wie Axon Advocaten samenwerkt;
  • Gerechtelijke instanties of bestuursorganen;
  • Toezichthouders;
  • De accountant van Axon Advocaten;
  • Verwerkers die door Axon Advocaten worden ingeschakeld voor het verlenen van specifieke diensten.

Externe experts

Persoonsgegevens
Axon Advocaten verwerkt de volgende persoonsgegevens van externe experts:

  • achternaam;
  • voornamen;
  • geslacht, om de juiste aanschrijftitel te gebruiken;
  • bedrijf
  • werkadres
  • zakelijk e-mailadres
  • zakelijk telefoonnummer en zakelijk mobiel telefoonnummer
  • domeinnaam
  • door Axon Advocaten toegekend relatie- of contactnummer;
  • rekeningnummers, in het kader van het betalen van schikkingen, proceskostenveroordelingen en noodzakelijke andere betalingen die voortkomen uit de dienstverlening van Axon Advocaten aan haar cliënten;

Verwerkingsdoeleinden
Axon Advocaten verwerkt de voornoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het verlenen van juridische dienstverlening aan haar cliënten, het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tussen Axon Advocaten en haar cliënten en, waar dit deel uitmaakt van de het voeren van een (gerechtelijke) procedure en het voorbereiden en afwikkelen van de gevolgen daarvan;
  • Het toezenden en innen van facturen naar aanleiding van door Axon Advocaten verrichte werkzaamheden;
  • Wederzijdse advisering en overleg en verwijzing van cliënten;
  • Voldoen aan wettelijke en gedragsrechtelijke verplichtingen die op Axon Advocaten rusten;
  • Het bemiddelen bij en afwikkelen van klachten;
  • Voor zover nodig, het voeren van juridische procedures.
  • Deelname aan marketing- en communicatieactiviteiten en verzending van marketingcommunicatie van Axon Advocaten.

Verwerkingsgrondslagen
Axon Advocaten verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend in het kader van:

  • een gerechtvaardigd belang van Axon Advocaten waaronder wordt verstaan het leveren van diensten door Axon Advocaten aan haar cliënten, het in stand houden van het door Axon Advocaten gesteunde netwerk van life science advocaten in het kader van (informele) samenwerkingen tussen de betrokkene en Axon Advocaten;
  • de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die Axon Advocaten met de betrokkene heeft gesloten.

Bewaartermijnen
Axon Advocaten zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hiervoor hanteert Axon Advocaten per verwerkingsdoel de volgende bewaartermijnen:

  • Voor persoonsgegevens die verwerkt zijn inzake juridische advisering en/of het voeren van een juridische procedure geldt een bewaartermijn van 20 jaar na het sluiten van het dossier op grond van de voorwaarden die aan Axon Advocaten worden gesteld op grond van haar beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Een dossier wordt gesloten indien de behandelend advocaat van mening is dat de specifieke adviesvraag van de cliënt geëindigd is en er geen verdere werkzaamheden meer in het dossier te verwachten zijn. Het dossier geldt als gesloten vanaf het moment dat een sluitingsbrief aan cliënt wordt verzonden of vanaf het moment dat het moment dat de cliënt het dossier laat overdragen aan een andere advocaat.
  • Zolang de advocaat in kwestie deel uitmaakt van het Life Sciences Alliance of kan worden beschouwd als connectie van Axon. Dit wordt periodiek beoordeeld;
  • Voor verwerking van persoonsgegevens van externe experts voor andere doeleinden geldt een bewaartermijn van vijf jaar vanaf het einde van de informele samenwerking, tenzij de informele samenwerking wordt vernieuwd.

Derden
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

  • Een cliënt van Axon Advocaten in het kader van een juridische procedure of onderhandelingen;
  • Door een cliënt van Axon aangewezen medewerkers, contactpersonen of vertegenwoordigers;
  • Een externe advocaat die met toestemming van de cliënt van Axon Advocaten wordt ingeschakeld in het kader van een specifieke adviesvraag en met wie Axon Advocaten samenwerkt;
  • Gerechtelijke instanties of bestuursorganen;
  • Toezichthouders;
  • Verwerkers die door Axon Advocaten worden ingeschakeld voor het verlenen van specifieke diensten.

Question Time

Axon Advocaten biedt partijen die geïnteresseerd zijn in de dienstverlening van Axon Advocaten de mogelijkheid aan om kort kennis te maken met Axon Advocaten en te verkennen of Axon Advocaten de desbetreffende partij zou kunnen bijstaan. Voor het boeken van een Question Time appointment, verwerkt Axon Advocaten de volgende persoonsgegevens:

  • Naam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer.

Deze gegevens worden verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van Axon Advocaten met het oog op het kunnen uitvoeren van de question time afspraak en het geven van eventuele opvolging daaraan.

Bewaartermijnen
Axon Advocaten zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Voor question time hanteert Axon Advocaten een bewaartermijn van 1 jaar. Wanneer de Question Time appointment tot een overeenkomst van opdracht leidt, worden de Question Time gegevens overgezet naar het dossier van de desbetreffende cliënt en overeenkomstig de daarvoor geldende termijn bewaard.

Derden
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

  • Toezichthouders; en
  • Verwerkers die door Axon Advocaten worden ingeschakeld voor het verlenen van specifieke diensten.

Deelnemers aan Axon-seminars

Axon Advocaten stuurt haar cliënten en andere geïnteresseerden met enige regelmaat uitnodigingen voor seminars. De seminars vervullen de rol van netwerkbijeenkomsten binnen de life sciences branche. Tijdens deze seminars worden relevante ontwikkelingen besproken. Axon Advocaten nodigt haar contactpersonen bij cliënten uit voor deze seminars. Elke uitnodiging bevat de mogelijkheid om zich uit te schrijven voor verdere uitnodigingen (de zogeheten ‘opt-out’). Voorts kunnen andere geïnteresseerden zich aanmelden om een seminar bij te wonen.

Persoonsgegevens
Axon verwerkt de naam, functietitel, bedrijfsnaam en e-mailadres van de betrokkene die zich inschrijft voor een seminar.

Verwerkingsgrondslag
De persoonsgegevens worden verwerkt op grond van het rechtmatige belang van Axon Advocaten om haar cliënten marketing en uitnodigingen te zenden en de deelname aan het seminar te faciliteren. Na inschrijving voor een seminar worden de persoonsgegevens verwerkt op grond van het rechtmatige belang van Axon Advocaten om de betrokkene uit te nodigen voor verdere seminars. De betrokkene heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking.

Op grond van toestemming van de betrokkene worden diens persoonsgegevens gedeeld met andere deelnemers aan het seminar. Voor het doeleinde van de seminars is het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk.

Derden
Axon Advocaten deelt de naam, functietitel en bedrijfsnaam van de deelnemer aan het seminar met andere deelnemers aan het seminar.

Voorts deelt Axon Advocaten de persoonsgegevens met haar verwerkers.